Sælgeren står klar til kundemødet, men ved ikke, hvorfor virksomheden har sagt ja. Er der en konkret udfordring, et ønske om at høre om en løsning eller blot tale om mulighederne? Uden den baggrund kan samtalen hurtigt blive famlende. Et møde i kalenderen er ikke i sig selv et godt salgsforløb. Du kan læse mere her.
Her bliver mødebookerens arbejde en forlængelse af virksomhedens salg. Opgaven er at kontakte relevante virksomheder på leverandørens vegne og aftale et møde med en beslutningstager – men også at finde ud af, hvad kunden faktisk er interesseret i. Det kræver kendskab til tilbuddet, målgruppen og sælgerens opfølgning. Kalenderinvitationen er den synlige del; det forarbejde, der ligger bag, kan gøre en mærkbar forskel.
Før kalenderen fyldes, skal kunden forstås
Forberedelsen begynder med samtalen før aftalen. Hvilken løsning tilbyder virksomheden? Hvilke udfordringer kan den hjælpe med? Og hvem plejer at være med til at træffe beslutningen? Når mødebooker kender svarene, kan vedkommende stille spørgsmål, der giver kunden plads til at fortælle om sin situation. Det kræver omtanke – også selv om samtalen måske kun varer få minutter.
Forestil dig en leverandør, der hjælper virksomheder med at skabe bedre overblik over kundekontakten. En driftsansvarlig fortæller, at virksomheden allerede har en løsning, men at medarbejderne oplever problemer, når opgaver skal overleveres mellem afdelinger. Det er brugbar viden. Sælgeren kan forberede sig på netop den udfordring i stedet for at holde en bred præsentation, der ikke rammer kundens behov.
Den indledende dialog bør også afklare, hvem der deltager, og hvad kunden forventer at få ud af mødet. Måske skal en kollega med ansvar for økonomien med. Måske vil kunden først og fremmest høre, hvordan løsningen passer ind i en eksisterende arbejdsgang. Så bliver aftalen tydeligere for begge parter. Det er en mere respektfuld måde at invitere på end blot at spørge, om kalenderen er ledig.
Passer tidspunktet ikke, er svaret heller ikke nødvendigvis nej. Kunden kan have travlt med en intern opgave eller være midt i en beslutningsproces. I stedet for at presse på for et møde med det samme kan den, der ringer, aftale at følge op senere. Den lille forskel kan afgøre, om kontakten føles hjælpsom eller påtrængende.
Et møde skal være relevant for begge parter
Hvad er bedst: en kalender med mange aftaler eller samtaler, hvor kunden og sælgeren ved, hvorfor de mødes? Det sidste giver et bedre udgangspunkt. En booking uden forventningsafstemning kan se fin ud på papiret, men hvis kunden forventer en kort orientering, mens sælgeren møder op med en omfattende demonstration, begynder de to parter på hver sin banehalvdel.
En virksomhed vil måske gerne høre om en ny løsning, men har endnu ikke besluttet, om den skal ændre sin nuværende arbejdsgang. Får mødebookeren det frem, kan forventningerne afstemmes: Mødet skal være en afklarende samtale, ikke en beslutning om køb. Efter min mening er det en langt bedre start – ingen behøver at møde op med salgspitchen spændt som en fjeder.
Omvendt kan en booking, der blot handler om at få et ja til et møde, give sælgeren et skrøbeligt afsæt. Kunden kan have sagt ja uden at kende formålet eller uden at have inviteret de rette kolleger. Så går en del af mødet med at finde ud af, hvad samtalen egentlig skal handle om. Det kan mødebooker ofte undgå med et par præcise spørgsmål på forhånd.
Derfor bør kvaliteten af en aftale vurderes på mere end tidspunktet. Har kunden en grund til at deltage? Er den relevante beslutningstager inviteret? Og ved sælgeren, hvad der skal forberedes? Når der er styr på de ting, får mødet et tydeligere formål. Det er en enkel målestok, som salgsteamet kan bruge i hverdagen.
En god overlevering giver sælgeren retning
Efter samtalen skal oplysningerne videre, mens de stadig er friske. En kort overlevering kan samle kundens behov, nuværende situation, deltagere og forventninger. Den behøver ikke være lang, men skal være konkret nok til, at sælgeren ved, hvilke emner der bør fylde, og hvilke spørgsmål der mangler svar.
En sælger får for eksempel besked om, at kunden vil tale om udfordringer med opfølgning på henvendelser. Til mødet kommer både en afdelingsleder og en medarbejder, der bruger den nuværende løsning til daglig. Med den viden kan sælgeren forberede spørgsmål til begge perspektiver og undgå kun at tale om ledelsens behov. Den lille ændring i forberedelsen kan gøre samtalen mere relevant.
Mødet er ikke afsluttet, når deltagerne siger farvel. Sælgeren kan fortælle, om forventningerne passede, og hvilke spørgsmål kunden stillede. Mødebookeren kan bruge erfaringerne i kommende samtaler. Hvis flere kunder for eksempel spørger til, hvordan en løsning bliver indført, kan det emne komme tidligere frem i salgsbudskabet. Den løbende dialog mellem kolleger kan altså også skærpe virksomhedens måde at forklare sin løsning på.
Den, der booker mødet, skal ikke gætte på, hvad sælgeren har brug for. En fast aftale om, hvilke oplysninger der skal gives videre, gør samarbejdet lettere. Det kan være kundens konkrete interesse, hvem der deltager, hvad der allerede er drøftet, og om der er aftalt opfølgning. Det er jordnære detaljer, men de giver sælgeren et bedre sted at begynde.
Fra første kontakt til en bedre salgssamtale
Virksomheder, der vil arbejde mere systematisk med mødebooking, kan se på hele forløbet: målgruppe, indledende dialog, forventningsafstemning, overlevering og tilbagemelding. På Partnerdialogs side om mødebooking beskrives området som en del af virksomhedens telemarketingkompetencer. Siden er et sted at begynde, hvis man vil undersøge, hvordan ekstern mødebooking kan indgå i salgsarbejdet.
Som praktisk pejlemærke kan salgsteamet spørge, om kunden ved, hvorfor mødet holdes, om de rette personer er inviteret, og om sælgeren har nok baggrund til at forberede sig. Det er ikke en formular, der skal udfyldes mekanisk. Det handler om at sikre, at aftalen giver mening for kunden og kan bruges aktivt af sælgeren.
Når en virksomhed ser mødebooking som mere end kalenderstyring, ændrer den første kontakt også karakter. Den bliver begyndelsen på en samtale, hvor kundens situation bliver taget alvorligt, og hvor sælgeren møder forberedt. Ikke alle møder fører videre. Men et veltilrettelagt møde giver begge parter et bedre grundlag for at finde ud af, om der er noget at arbejde videre med.
Den nyttige forskel i praksis er enkel: En aftale skal ikke bare fylde et hul i kalenderen. Den skal give kunden en grund til at møde op og salgsteamet noget konkret at bygge videre på. Når forventningerne er på plads, begynder salgsarbejdet allerede i den første samtale.
Se mere hos partnerdialog.dk.