En medarbejder hænger jakken op, finder sit navn på bordkortet og standser et øjeblik. Ved siden af sidder en kollega fra økonomi, som hun hidtil kun har mødt på skærmen. Sådan kan Firmajulefrokost begynde: ikke med en tale, men med en bordplan, der åbner for en ny samtale.
Et tætpakket program er ikke nødvendigt. Gode rammer gør det lettere at falde i snak, mens aftenen stadig føles fri. I en virksomhed med flere afdelinger kan et bevidst miks ved bordene få folk til at mødes uden for deres sædvanlige arbejdskreds. Det fungerer bedst, når det føles naturligt – ikke som en netværksøvelse forklædt som middag.
En velkomst, der giver aftenen en god begyndelse
Stedet sætter tonen allerede ved ankomsten. Er der plads til overtøjet, et glas i hånden og en hilsen til kollegerne uden kø ved døren? Små praktiske valg gør en forskel, især når gæsterne kommer fra forskellige kontorer og ikke kender lokalet. Jeg foretrækker en rolig start frem for et program, der går i gang, før folk har nået at finde garderoben – eller hinanden.
Forestil jer en kollega fra lageret, der ankommer samtidig med en ny medarbejder fra administrationen. En tydelig velkomst og et åbent område, hvor gæsterne kan samles, giver dem tid til at hilse på hinanden, før middagen begynder. Har nogen særlige behov, er det også rart at vide, hvor man finder hjælp, garderobe eller et roligere hjørne.
Mad og bordplan giver samtalen en begyndelse
Ved bordet bliver maden et fælles holdepunkt. En menu, der tager højde for allergier og kostønsker, hjælper alle med at føle sig tænkt ind. Spørg derfor til relevante hensyn ved tilmeldingen, så arrangøren kan aftale detaljerne med køkkenet i god tid. Så slipper gæsterne for at skulle forhøre sig om hver eneste ret, mens resten af bordet allerede er gået i gang.
Bordplanen kan blande kolleger på tværs uden at bestemme hele aftenen. Sæt for eksempel en medarbejder, der ofte samarbejder med kundeservice, ved siden af en fra den afdeling. Lad samtidig gæsterne mødes med deres egne kolleger senere. Det føles mere imødekommende end at gøre hvert bord til en formel samarbejdsopgave.
Inden I vælger sted og menu, så tal om disse spørgsmål:
- Passer lokalet til den stemning, I gerne vil skabe?
- Hvordan indsamler I oplysninger om allergier og særlige kostønsker?
- Er der adgangsforhold, arrangøren bør kende til?
- Skal der være et fælles indslag, eller skal samtalen have god plads?
- Hvordan kommer gæsterne trygt hjem?
Som inspiration til rammer og muligheder kan I se nærmere på Aalekroens side om firmajulefrokost. Det er rart at sammenligne mulighederne, før I beslutter jer.
Et fælles indslag uden tvungen underholdning
Et fælles indslag midt i middagen kan samle selskabet, men ingen behøver at blive sendt op foran kollegerne. En kort quiz om arbejdspladsens hverdag kan give et grin og noget at tale videre om. Bland holdene, så snakken fortsætter mellem folk, der sjældent arbejder sammen. Efter min mening er den bedste aktivitet den, man kan være med til uden at føle sig udstillet – ingen har brug for en julefrokostudgave af en tv-prøve.
Nogle vil måske hellere blive siddende og tale, og det skal der være plads til. Et indslag kan være en invitation, ikke et krav. Når programmet har luft, kan både de snakkesalige og de mere tilbageholdende finde sig til rette, og en god samtale får lov at vare lidt længere.
En god hjemtur hører også med til aftenen
Senere på aftenen er det let at glemme transporten. Gæster, der kommer langvejs fra, bør kende planen for hjemturen, før festen går i gang. Virksomheden kan arrangere fælles transport eller sende tydelig information om mulighederne på forhånd. Ingen har lyst til at stå sent på aftenen og prøve at regne ud, hvordan de kommer hjem.
Tænk på kollegaen, der ikke kender området og ikke har bil. Når transporten er afklaret, kan vedkommende slappe af og være til stede i festen i stedet for at holde øje med klokken. Det er måske ikke aftenens mest festlige detalje, men den får arrangementet til at hænge sammen fra første velkomst til sidste farvel.
Inden I bestiller, så spørg jer selv: Hvilket øjeblik skal medarbejderne helst huske dagen efter? Måske den uventede samtale på tværs af afdelingerne eller en fælles skål efter middagen. Vælg rammer, mad og aktiviteter, der giver netop det øjeblik plads. En vellykket firmajulefrokost handler sjældent om at fylde hvert minut; den handler om at skabe rum til, at kolleger faktisk mødes.
Med omtanke for ankomst, bordplan, mad, indslag og hjemtur bliver Firmajulefrokost mere end en middag i kalenderen. Det kan blive en aften, hvor ansigter fra skærmen får stemmer og historier – og hvor det føles lidt lettere at tage den næste snak på arbejdet.
Se mere hos aalekroen.dk.